27 Mars 2018 À 20:38
Éco-Conseil : La réunionite, cette tendance à organiser des réunions pour discuter de tout et de rien en entreprise. Quels sont ses conséquences sur la performance au travail ?
Nabil Fandi : Les réunions ont été «crées» pour être utiles, il s’agit de rassembler plusieurs personnes pour discuter de leur travail afin de collaborer et coopérer. Si elles sont «blâmées», c’est en raison de leur manque d’efficacité : elles sont trop longues, les sujets traités n’intéressent pas tous les participants, et à plus de 50% elles ne débouchent pas sur des prises de décisions concrètes et opérationnelles, beaucoup de collaborateurs vont jusqu’à répéter cette phrase «elles servent pour certains à se mettre en lumière».
Désapprouver les réunions est aussi un moyen de critiquer celui qui les anime, c’est-à-dire en général le manager ou le supérieur hiérarchique…
La réunionite sape, à cet effet, non seulement le moral des collaborateurs, mais produit aussi un effet néfaste sur l’entreprise : la surcharge collaborative, et l’engourdissement des décisions du fait de la multiplication des avis.
Y a-t-il des effets néfastes sur la santé morale des collaborateurs ?
Si seulement les réunions étaient synonymes de lassitude et de perte de temps... Mais en excès, elles pourraient aussi avoir un effet sur la santé morale sur les participants. Une étude publiée en 2012 par l'Académie des sciences britannique démontre clairement que ces réunions peuvent donner aux gens le sentiment d'être bêtes. Une autre étude, de l'Université américaine Virginia Tech, a réuni des participants avec un même niveau de Quotient intellectuel (QI) et a découvert que plus de la moitié des participants régressaient, ayant le sentiment d'être inférieurs à leurs pairs.
Comment composer avec un manager qui organise beaucoup de réunions ?
Pour composer avec un manager qui organise souvent des réunions, il faut au préalable définir une trame de travail :
• Avoir un objectif précis et le demander:
Aucun doute n'est permis. Tous les participants doivent savoir pourquoi ils sont là et surtout, ce que l'on oublie parfois, demander l’ordre du jour.
• Un déroulé productif : Une réunion est définie par une heure de début et une heure de fin. Le respect du temps consacré à chaque phase est une clé du succès, si le manager ne respecte pas le temps alloué, le lui rappeler en insistant sur l’importance qu’il y est de balayer tous les sujets cités dans l’objectif. L’important est de rester focalisé sur les priorités pour ne pas se perdre dans les détails.
• Une conclusion : Chaque réunion doit aboutir à une conclusion avec l'ensemble des participants, les nouveaux points et ceux qui n'ont pas été traités seront également mentionnés. Ainsi, rien n'est perdu. Cette conclusion devra être suivie d'une synthèse écrite remise à chaque participant immédiatement après la réunion. Le collaborateur est en mesure de demander ça à son manager, ainsi le manger prendra les réunions à la légère.
Y a-t-il des astuces pour résoudre ce problème en entreprise ?
La réunion s’avère très pertinente, voire nécessaire, pour que les employés reçoivent tous une information de la même manière. Cela dit, le problème essentiel ne vient pas des réunions, mais de la manière dont on les anime. Pour cela, il faut :
• Prévoir de convoquer son équipe pour une réunion debout, avant le déjeuner une technique efficace pour réduire le temps consacré à la réunion, et cava accélérer le processus, les gens ayant envie de partir manger.
• Les ordinateurs et téléphones portables restent à l’extérieur de la salle de réunion.
• Chaque personne présente doit apporter de la valeur.
• La réunion n’est pas l’endroit où on raconte des problèmes, c’est l’endroit où on trouve les solutions.