Attention à une planification trop rigide !

Éco-Conseil : Planifier son travail est toujours recommandé pour une bonne gestion du temps. Quels sont les autres apports de cette démarche ?
Malgorzata Saadani : Planifier son travail c’est surtout anticiper, y compris anticiper les imprévus. C’est justement pendant la phase d’organisation que nous pouvons nous rendre compte des points faibles de certains dossiers et les améliorer avant que les risques ne se produisent. Prévoir à l’avance permet également d’optimiser le temps accordé aux différentes tâches et en finalité de gagner beaucoup de temps que nous perdons habituellement par manque d’organisation. Finalement, grâce à ce cadrage nous pourrons même avancer notre travail de sorte à constituer une réserve des rendus dans laquelle nous pouvons puiser, voire sauver la mise à toute une équipe en difficulté inattendue.

Comment mieux organiser son planning de travail et être pleinement efficace ?
Tout d’abord, apprendre à planifier avant de passer à l’action. Cela paraît évident, pourtant la majorité des gens consacrent peu ou pas du tout de temps à cette étape pendant laquelle nous pouvons lister l’ensemble des tâches, y réfléchir et les prioriser selon leur urgence et importance accordée. 
Au-delà de cette première étape de priorisation, il est très utile d’adapter la nature et la complexité des missions à notre rythme naturel d’activité et prévoir les tâches les plus exigeantes au moment de la journée où nous sommes les plus productifs et éveillés. Bien sûr, ce sont juste les recommandations que chacun doit adapter à sa situation personnelle et à la faisabilité en entreprise, par exemple lorsqu'il s’agit d'activités collectives impliquant les autres personnes.

Des imprévus peuvent surgir remettant en question tout le planning du collaborateur. Quelle attitude adopter face à cette situation ?
Effectivement, malgré tous nos préparatifs et anticipations la vie apporte parfois ses propres scénarios, totalement imprévisibles et indépendants de notre assiduité ou volonté. Ceci dit, avec le temps et l’expérience accumulée nous aurons moins de probabilités d’être vraiment et totalement surpris. Mais si cela se produit, je recommande toujours à mes coachés de garder la tête froide pour pouvoir affronter une telle situation d’une manière rationnelle et efficace. J’insiste sur l’analyse rationnelle des faits et la maîtrise des émotions qui peuvent être extrêmement handicapantes et empêcher la personne de trouver des solutions parfois assez évidentes et découlant juste du bon sens.

La planification, c’est donc avant tout un travail sur soi. Vos conseils dans ce sens...
Comme je viens de le détailler, savoir planifier est une très bonne habitude et une vraie compétence à développer : cela permet de donner un cadre bien précis au travail à faire. Mais attention aux excès ! Le risque de la planification trop rigide et trop détaillée est de perdre trop de temps à le faire, de rendre l’improvisation pénible et de décupler le stress face à l’imprévu. Il faut donc savoir s’adapter et être flexible au sein de ce cadre général que nous avons établi.
Un autre atout de quelqu’un de planifié et régulier, c’est qu’il sera plus facilement pardonné pour les éventuelles erreurs puisqu’il va jouir d’une bonne réputation.
D’un autre côté, lorsque nous sommes extrêmement bien organisés et toujours prêts à tout assumer, cela peut produire des effets indésirables sur notre entourage : si les collègues s’habituent à travailler avec quelqu’un de prévoyant et qui a toujours des solutions de dépannage sous la main, ils se reposent sur lui et font moins d’efforts, voire le jalousent pour ses performances et le mettent à l’écart du groupe.
Il faut donc certainement cultiver la bonne planification dans son travail, tout en gardant en vue ses objectifs et en évitant l’exagération, dans un sens comme dans l’autre.